Полное руководство: Мероприятия

Про Мероприятия

Мероприятия позволяют учитывать и оценивать в вашей в системе обучения любые: конференции, тренинги, хакатоны, встречи с руководителем и т.п. Все то, что проводится не в онлайне или на других ресурсах в Интернете, но так хотелось бы учитывать в общем процессе обучения.

Создание

Для того чтобы перейти к созданию нового мероприятия, нажмите на кнопку "Создать" в боковом меню и выберите "Мероприятие".

Откроется страница создания мероприятия.

Шаг 1 - Общие параметры

На этом этапе вам нужно указать все основные параметры, перед запуском мероприятия:

1. Автор мероприятия. Имя и аватар автора мероприятия.
2. Название мероприятия.
3. Обложка. Отображается везде, где присутствует сам курс.
4. Описание. Кратко о том, в чем суть события.
5. Дата и время начала. Укажите время, когда начнется мероприятие. После запуска, оно отобразится в "Календаре" у всех приглашенных пользователей. Кроме этого, всем приглашенным отправится уведомления с информацией о предстоящем событии (название, описание) и кнопка для перехода в Календарь. роме того, в уведомлении будет доступен файл, с помощью которого можно добавить мероприятие в свой собственный календарь, подробнее здесь: Добавить напоминание о событии, курсе или вебинаре в личный календарь (Outlook/Google/iCal). А если событие запланировано в будущем - то будут отправлено еще и напоминание за 1 час до начала.
6. Дата и время окончания. Все хорошее когда-нибудь заканчивается. Укажите дату и время завершения, чтобы учащиеся понимали длительность мероприятия.
7. Место проведения. В форме “Место проведения”, после клика на строку с писком по местам, в появившемся списке можно выбрать место проведения мероприятия.
8. Дополнительная ссылка к мероприятию. Если недостаточно поля для описания, то здесь вы можете прикрепить ссылку на страницу или документ, который расскажет о событии больше.
9. Настроить доступ к ссылке в мероприятии. Отдельно можно настроить период, в течение которого ссылка будет доступна для учеников.
10. Баллы за участие в мероприятии. Если необходимо оценивать участие пользователей в этом мероприятии, то поставьте галочку в настройке "Максимальная оценка". Потом сможете оценить каждого отдельно. Данные будут доступны для выгрузки в отчет.
11. Докладчики. Определяем тех, кто в мероприятии будет являться докладчиком или помощником, с правами уровня докладчика. Выбор происходит из списка пользователей в аккаунте, имеющих роль выше, чем ученик.
12. Категории. Позволяют "тегировать" мероприятия, чтобы в будущем иметь возможность фильтровать список всех мероприятий по указанным значениям. Отображаются в фильтре у учеников и организаторов обучения.
13. Прикрепленные материалы. Позволяет прикрепить различные материалы к мероприятию. Например, если перед событием участникам нужно предварительно с чем-то ознакомиться или подготовиться к чему-то.
    Загрузить материалы можно из раздела "Документы" или в открывшемся окне, которое также загрузит материалы в раздел "Документы", подробнее о том, как это можно сделать вы можете прочитать в статьях: Полное руководство: Документы (библиотека файлов) или Полное руководство: Документы (библиотека файлов) - Новый интерфейс. Слушатель сможет скачать материалы из календаря, в разделе "Материалы для скачивания":
    

В качестве обложки для вашего мероприятия будет использовано время и дата вашего мероприятия, установить другую обложку нельзя.

Шаг 2 - Выбор участников

После того как настройки сделаны - нажмите на кнопку "Выбрать участников", чтобы перейти к последнему шагу. Выбрать участников обучения или/и позволить пользователям вашего аккаунта самим записаться на мероприятие.

1. Доступ к мероприятию: "Только N выбранным ученикам". Выберите сами тех, кого хотите видеть на мероприятии из списка добавленных пользователей аккаунта.

2. Доступ к мероприятию: "Доступно N ученикам в аккаунте". Мероприятие общедоступно и прийти может каждый по желанию? Выбирайте этот вариант. Каждый пользователь вашего аккаунта сможет самостоятельно записаться на это мероприятие через свой "Календарь" в личном кабинете. Помимо этого, вы можете сразу выбрать и тех, кто должен присутствовать обязательно, при необходимости (как в пункте 2).
   Также для данного типа настройки доступа к мероприятию доступны дополнительные настройки:

   

   • Разрешить покинуть мероприятие для самозаписавшихся. Настройка предоставляет возможность менеджерам регулировать возможность пользователей покидать мероприятие, в случае если они записались на него самостоятельно.
   • Настройка видимости в "Библиотеке обучения". Возможность указать для какой группы или подгруппы пользователей выводить эту программу в разделе "Библиотека обучения" личного кабинета. Где она доступен ученикам для саморегистрации.
   • Настройка страницы регистрации в обучение. Дает возможность добавить анкету для саморегистрации пользователям. Подробнее: Анкета для регистраци

3. Список учеников. Здесь отображаются все те ученики, которые были выбраны для приглашения на участие в очном мероприятии.
   Если список изменялся через кнопку "Управлять учениками", то изменение вступит в силу, только после нажатия на кнопку "Сохранить" - если редактируется существующее очное мероприятие, либо на кнопку "Создать мероприятие" - если создается новое.

4. Фильтр. Фильтрация списка всех отображаемых пользователей в блоке "Список учеников". Отображаются значения для выбора на основе ваших созданных групп пользователей и команд.

5. Импортировать учеников. Возможность импортировать учеников файлом в мероприятие.
   После нажатия на кнопку "Импортировать учеников" появится окно, в котором есть два варианта действий:

   1. Загрузите уже готовый заполненный файл.
   2. Нажмите кнопку «Скачать .xlsx шаблон». После нужно будет заполнить файл импорта логинами пользователей, которых нужно импортировать. При условии, что все сделано правильно, Вы получите сообщение об успешном импорте пользователей в поток. Если в файле что-то не так с некоторыми пользователями, появится окно, в котором можно скачать файл с логинами не загруженных пользователей:
      Важно: из файла импорта будут добавляться только те пользователи, которые присутствуют в аккаунте, все остальные пользователи будут отданы в мини файле отчета как ошибочные.

6. Управление учениками. Открывает меню управления списком учеников для конкретного очного мероприятия.
   Подробнее об этом ниже в статье.

Выбираем участников очного мероприятия

Чтобы попасть в раздел управления участниками уже существующего очного мероприятия, перейдите на страницу его редактирования, если мероприятие новое то, далее, внизу страницы, нажмите на кнопку "Управление учениками". После чего, откроется окно управления списком участников:

Обратите внимание.
Нажимая на кнопку для выбора всех пользователей, по умолчанию, выбираются только первые 50 подгруженных в списке. Чтобы выбрать вообще всех, предварительно необходимо подгрузить весь список пользователей - прокрутив список до конца.

1. Закрыть. Отменяет сделанные действия со списком участников;
2. Поиск. Позволяет найти пользователя по его логину в системе или имени;
3. Список учеников;
   • Все ученики - список всех тех, кто еще не приглашен на участие в данное очное мероприятие, но доступен для добавления;
   • Проходят обучение - список всех тех, кто приглашен на очное мероприятие.
4. "<". Кнопка, по нажатию на которую, выбранные ученики из списка "Проходят обучение" перемещаются в колонку "Все ученики";
   Фактически, исключение выбранных учеников из участия в очном мероприятии.
5. ">". Кнопка, по нажатию на которую, выбранные ученики из списка "Все ученики" перемещаются в колонку "Проходят обучение";
   Фактически, зачисление выбранных учеников на участие в очном мероприятии.
6. Фильтрация. Возможность отфильтровать список всех пользователей по доступным фильтрам: группы, подгруппы, команды;
   
7. Готово. Фиксирует сделанные изменения списка участников, до момента сохранения изменений в настройках очного мероприятия.

Обратите внимание.
Сделанные изменения со списком участников на экране управления учениками вступят в силу только после того, как будет нажата кнопка "Сохранить" (для существующего очного мероприятия) или кнопка "Создать мероприятие" (для нового создаваемого очного мероприятия) на экране изменения настроек вебинара.

Нажмите на кнопку "Создать мероприятие". После успешного сохранения, вы увидите карточку с мероприятием у себя в разделе "Обучение" - "Мероприятия".

Подробнее о том, как участники видят мероприятие, на которые их пригласили и посмотреть инструкцию, как зарегистрироваться на него самостоятельно: Календарь: просмотр событий и запись на мероприятия.

Редактирование

Чтобы изменить, уже созданное мероприятие - наведите курсор на карточку с ним и нажмите на кнопку с иконкой "карандаша".

Удаление

Чтобы удалить мероприятие, откройте его для редактирования и нажмите на кнопку с иконкой "три точки" справа сверху.

Просмотр и оценка участников

Для перехода в просмотр самого мероприятия и возможности оценки участников по нему: выставить балл, отметить кто присутствовал или опоздал, нажмите на карточку с мероприятием.

1. Блок с информацией о мероприятии. Общая информация по этому мероприятию.
2. Кнопка "Завершить мероприятие". Важный момент: после завершения мероприятия, оно все еще будет доступно для изменений. В том числе баллов и статусов участия пользователей (опоздал, присутствовал, комментарии).
3. Блок с участниками. Список всех людей, с возможностью проставить им статусы участия: опоздал, присутствовал. Если в настройках события был указан максимальный возможный балл - то будет возможность оценить участие каждого в баллах. В поле "Комментарий" можно внести дополнительную информацию о человеке.
4. Скачать отчет. Возможность скачать отчет об участии в мероприятии по пользователям в виде таблицы.

Подробнее о просмотре статистики по мероприятиям и выгрузке результатов: Статистика и отчеты: Мероприятие.

Добавления нового места проведения мероприятия в справочник аккаунта

Для добавления нового места в справочник аккаунта, через настройки аккаунта:

1. Зайдите в аккаунт, откройте раздел “Настройки”
2. В верхнем меню нужно выбрать “Справочники”
3. В боковом меню страницы “Справочники”, выбираем пункт “Места”
4. Нажимаем на "Добавить место"

Откроется форма создания места проведения мероприятия:

1. Название места. Название места может быть неуникальным.
2. Описание. Краткое описание места проведения мероприятия.
3. Вместимость. Можно ограничить максимальное количество участников. Например, если вы указали 10 участников, то более 10 участников не запишется на мероприятие.

Анкета для регистрации

При необходимости, можно настроить доступ к любому мероприятию так, чтобы было достаточно прислать пользователю ссылку, по которой он сам зарегистрируется на нужное мероприятие. При этом можно настроить дополнительную анкету, чтобы собирать дополнительные данные о пользователе и включить премодерацию заявок. То есть открывать доступ к такому мероприятию только после того, как куратор обучения ее одобрит. Ниже рассмотрим как это сделать.

Создание анкеты

Доступ к мероприятию открывается через настроки при создании или редактировании мероприятия, в которое и будут попадать ученики, после того как зарегистрируются.
На втором шаге настроек потока, выберите тип доступа "Доступно N ученикам в аккаунте".
Подробно об этом в статье: Шаг 2 - выбор учестников.

Выбор этого типа доступа позволяет увидеть кнопку с созданием анкеты. Жмем на нее:

Настройка анкеты

1. Премодерация. Если активировать эту настройку, то для того, чтобы ученик получил доступ к мероприятию, после подачи заявки на него, куратор обучения должен будет ее подтвердить. Иначе отклонить и доступ не откроется. Сделать это можно в просмотре потока, в разделе с заявками на обучение.
   До момента, пока заявка не будет подтверждена, ученик будет видеть это мероприятие в своем личном кабинете таким образом:

2. Подгруппы для самостоятельного заполнения. Если активировать эту настройку, то при подаче заявки на регистрацию на это мероприятие, ученикам нужно будет выбрать из предложенного списка принадлежность к группе.
   Подробнее про группы пользователей: Добавление групп и подгрупп пользователей и организации структуры. Например, выбрать к какой должности он относится. Это позволяет сделать так, чтобы пользователи сами добавляли себя в созданные вами группы пользователей еще при регистрации.

• Группа обязательна к заполнению: пользователь обязательно должен будет выбрать к какой группе принадлежит. Пропустить этот шаг будет нельзя.
• Пользователь может добавлять подгруппу: при активации этой настройки, ученик сможет сам ввести значение для новой подгруппы из предложенной группы, в которую будет зачислен. Например, добавить новую должность в группу "Должности" и так далее.

3. Автоматическое добавление пользователя в подгруппу. В этом поле можно выбрать подгруппы, в которые будет добавлен ученик в обязательном порядке. Поле не будет отображаться в анкете у ученика.

4. Вопросы в анкете. Доступно 3 типа вопросов: развернутый ответ, единичный выбор, множественный выбор.
   Ответы на эти вопросы пользователь должен будет дать перед тем, как зарегистрироваться на мероприятие. После чего, куратор обучения сможет увидеть эти ответы в интерфейсе личного кабинета и выгрузить в Excel-файл.

• Это обязательный вопрос: при активации этой настройки, пользователь обязательно должен будет дать ответ на этот вопрос и не сможет его пропустить.

5. Кнопка "Сохранить". Жмем, когда все готово, чтобы сохранить изменения.

Создание, редактирование, удаление, перемещение вопросов

Создание вопроса

Чтобы создать вопрос, нажмите на кнопку: “Добавить” левой кнопкой мыши.

Редактирование вопроса

Наведите на вопрос в списке и нажмите на него левой кнопкой мыши или нажмите на иконку “карандаш”:

Удаление вопроса

Наведите на вопрос в списке и нажмите на иконку "Корзина" левой кнопкой мыши и подтвердите действие:

Перемещение вопроса

Чтобы изменить позицию вопроса в списке, наведите на иконку с тремя полосками сбоку и потяните, зажав левой кнопкой мыши, на нужное место:

Просмотр и выгрузка заявок

Чтобы попасть в раздел с просмотром заявок нужного вам потока обучения, нужно зайти в раздел "Обучение" - "Мероприятия" - нажать на карточку с нужным мероприятием и на открывшейся странице нажмите на кнопку "Заявки на обучение":

Далее, на странице вы увидите весь список заявок на мероприятие. Чтобы открыть заявку для просмотра, нажмите на имя пользователя:

Пример отображения заполненной заявки (анкеты):

Если была настроена премодерация заявок, то появятся кнопки "Отклонить" и "Принять". В случае "Принять", ученику откроется доступ к мероприятию, на которую подана заявка.

Можно один раз сменить решение по анкете с "Заявка отклонена" на "Заявка принята" в разделе "Рассмотреныне".

Также, если выделить одну или несколько заявок, появятся кнопки для быстрых действий: отклонить все, принять все, удалить заявку.

Чтобы выгрузить все заявки в файл, нажмите на кнопку "Скачать отчет":