Полное руководство: Автоматизация

Про автоматизацию

Автоматизация позволяет упростить работу с платформой для менеджера обучения.

Обратите внимание: данный функционал можно подключить через обращение к менеджерам или на почту help@teachbase.ru.

Автоматизация обучения ученикам

С помощью функции создания правил назначений курсов и программ пользователям, вы можете автоматизировать и максимально упростить процесс распределения участников обучения. Это позволит, ещё на этапе добавления пользователей в аккаунт, распределять их по соответствующим программам или курсам. Либо, распределить уже добавленных пользователей всего за пару кликов.

Чтобы перейти в раздел управления правилами автоматизации, в боковом меню нажмите на кнопку "Автоматизация":

Важное об автоматизации

Если в правиле нет хотя бы одного триггера, одного условия и одного действия, правило перестает работать. Это происходит сразу, когда удаляется один из необходимых элементов при редактировании сценария.
Исключение: у триггеров "Добавление в подгруппу", "Добавление в аккаунт", "Достижение этапа в треке" нет условия, подробнее о типах триггеров можно прочитать далее в статье.
При изменении содержимого курсов или программ, сценарии с этими курсами или программами не перестают работать.
Если удалить событие, которое участвует в сценарии автоматизации, то сценарий перестанет работать.

Создание сценария

Перейдите на страницу со списком сценариев автоматизации и нажмите на кнопку "Создать сценарий":

Опубликованные. Раздел с опубликованными, активными сценариями;
Черновики. Раздел с черновиками - сценариями, которые нуждаются в доработке либо пока что не требуются.
(и 4) Создать сценарий. Две альтернативные кнопки для создания нового сценария.

Настройки сценария

После нажатия на кнопку “Создать сценарий” перед вами открывается окно редактора.

Название сценария. При нажатии на него, слева откроется окно основных настроек сценария.
Поле, в котором можно изменить название сценария.
Описание сценария. Поле для описания сценария и необходимых комментариев.
Группы учеников. Группы, к которым будет применён данный сценарий. Если поле пустое, то сценарий будет применён ко всем пользователям аккаунта. Сами группы создаются в разделе "Пользователи" или "Справочники"
Пример работы выбора групп для сценария:
В настройке групп и подгрупп выбрано:
- группа "Город" - подгруппа "Москва";
- группа "Должность" - подгруппа "Менеджер";
- группа "Отдел" - подгруппа "Маркетинг", подгруппа "Продажи".
Это правило сработает на тех пользователей, кто как минимум:
- Принадлежит подгруппе "Москва" в группе "Город";
- Принадлежит подгруппе "Менеджер" в группе "Должность";
- Принадлежит подгруппе "Маркетинг" ИЛИ подгруппе "Продажи" в группе "Отдел".
Другими словами, такой сценарий сработает на: менеджеров из города Москва, работающих либо в отделе "Продажи", либо в отделе "Маркетинг".
Дублировать сценарий. При нажатии на кнопку будет создана копия текущего сценария. Вы сможете найти её в разделе “Черновики”.
Удалить сценарий. Кнопка для удаления текущего сценария автоматизации.
Опубликовать. Чтобы созданный сценарий сразу начал действовать, необходимо передвинуть данный переключатель. Иначе сценарий будет размещён в “Черновиках” до дальнейшего включения.
Закрыть без изменений. Если вы не хотите, чтобы внесённые изменения сохранились, нажмите на кнопку.
Сохранить. По завершению редактирования нажмите “Сохранить”, чтобы все изменения зафиксировались в системе.

Большинство сценариев автоматизации состоит из 3-х частей:

Триггер - событие, при котором в системе срабатывает правило автоматизации. Например, завершение учеником курса или добавление нового ученика в аккаунт.
Условие - значение, которое принимает триггер. В зависимости от этого значения в системе произойдёт какое-нибудь действие - например, если ученик успешно завершил курс A, ему будет назначен следующий курс B, а если курс A завершён неуспешно, то он будет назначен повторно;
Действие - событие в системе, которое произойдёт в результате правила автоматизации.

Если в некоторых сценариях нет любой из этих частей, то правило автоматизации работать не будет.

Шаг 1 - Выбор триггера

При нажатии на кнопку “Добавить триггер” справа открывается пошаговое создание сценария.
Сначала нужно выбрать тип триггера и нажать “Далее”. В данном случае выбрано “Завершение курса”.
Обо всех типах триггеров подробно можно прочитать далее в статье.

Затем выбираем дополнительные настройки - завершение какого именно курса (или курсов) будет триггером в нашем сценарии.
Обратите внимание: триггер сработает, когда ученик завершит хотя бы один из выбранных курсов.

После нажатия на кнопку “Сохранить” триггер будет успешно создан и отобразится на экране.

Шаг 2 - Выбор условия

Для выбора условия нужно нажать на зелёный знак плюса под триггером, после указать в открывшемся окне справа условие и нажать “Сохранить”.

Шаг 3 - Выбор действия

После этого нужно выбрать действие. Также нажимаем на зелёный знак плюса и указываем требуемое действие.

В качестве действия можно назначить/рекомендовать поток курса/программы/теста/задания, мероприятие/вебинар, назначить подгруппу или отправить сообщение.

Рекомендованное обучение будет отображаться у ученика в "Библиотеке обучения", записаться на него или нет ученик решает сам. Записаться на рекомендованное обучение ученик может из "Библиотеки обучения".

Действия рекомендаций:

Рекомендовать поток курса.
Рекомендовать поток программы.
Рекомендовать вебинар.
Рекомендовать мероприятие.
Рекомендовать задание.
Рекомендовать тест.

При выборе типа действия "Рекомендовать поток курса", "Рекомендовать тест" или "Рекомендовать задание" на экране со списком курсов для рекомендации доступны фильтры по категориям и компетенциям.

При выборе типа действия "Рекомендовать поток программы", "Рекомендовать вебинар" или "Рекомендовать мероприятие" доступен фильтр по категориям.

После выбора действия можно настроить:

Интервал перед действием в днях - через сколько дней после выполнения всех вышеуказанных условий произойдёт выбранное действие. Обратите внимание: если установлен интервал в размере 1 дня, то действие произойдет по истечению 24 часов с момента срабатывания триггера.
Отправку сообщения слушателю - по email или в виде push-уведомления.
Сообщение для учеников будет отправляться то, которое вы напишите в поле ввода ниже. Обратите внимание: email - уведомления будут отправлены только пользователям с подтвержденной почтой

В результате всех действий созданный сценарий отобразится на главном экране редактора в виде наглядной схемы:

Выбор нескольких условий

Также возможен выбор нескольких условий. Условия можно добавлять только те, которые подходят конкретному триггеру.

Обратите внимание:

Если выбрано успешное прохождение, то вторым условием можно выбрать только неуспешное завершение.
Если в качестве условия выбраны баллы, то последующие условия тоже могут быть только с баллами. Также в условиях с баллами диапазоны не должны пересекаться.

Данные ограничения сделаны для того, чтобы не срабатывало сразу несколько условий одновременно.

Чтобы создать несколько условий:

Создайте первое условие.
Нажмите на знак "+" под блоком 'Триггер'.
Выберите следующее условие.
Нажмите кнопку "Сохранить".

Обратите внимание: если удалить условие, то удалится и его действие.

Редактирование, копирование и удаление

При необходимости, вы можете скопировать/отредактировать или удалить ранее созданный сценарий:

Редактировать сценарий. При нажатии на кнопку откроется редактирование сценария.
Дубликат. При нажатии на кнопку будет создана копия сценария.
Обратите внимание: копия создается неопубликованной, поэтому найти её можно будет в разделе "Черновики".
Удалить. При нажатии на кнопку сценарий будет удален.

Для того чтобы внутри уже созданного сценария отредактировать/удалить что-либо, то нужно сделать следующее:

Для того чтобы удалить целиком какую либо часть созданного сценария, можно нажать на символ "удалить".
При этом если будет удален крайний этап, в нашем случае это "Действие", то других этапов это не будет касаться.
Но если будет удален первый или второй этап, то также будут удалены и все этапы после него.
Чтобы внести изменения в настройки этапа, нажмите на белое поле с кратким описанием.

Типы триггеров

Есть несколько типов триггеров, поэтому расскажем о них подробнее:

Завершение курса. При выборе триггера нужно обязательно выбрать курс/курсы, при завершении которых сработает триггер.
Завершение программы. При выборе триггера нужно обязательно выбрать программу/программы, при завершении которых сработает триггер.
Завершение вебинара. При выборе триггера нужно обязательно выбрать вебинар/вебинары, при завершении которых сработает триггер.
Завершение мероприятия. При выборе триггера нужно обязательно выбрать мероприятие/мероприятия, при завершении которых сработает триггер.
Завершение теста. При выборе триггера нужно обязательно выбрать тест/тесты, при завершении которых сработает триггер.
Завершение задания. При выборе триггера нужно обязательно выбрать задание/задания, при завершении которых сработает триггер.
Достижение нового этапа в трекере. При выборе триггера нужно обязательно выбрать этап развития, при добавлении ученика в который сработает триггер.
Вид триггера, у которого нет условия. Для него можно создать только действие.
Добавление в подгруппу. При выборе триггера нужно обязательно выбрать группу/группы, при назначении которых сработает триггер.
Вид триггера, у которого нет условия. Для него можно создать только действие.
Добавление пользователей в аккаунт. При выборе этого триггера для любого добавленного пользователя будет отрабатывать сценарий. Если нужно ограничить пользователей по группам, то это можно сделать в левом меню сценария автоматизации.
Вид триггера, у которого нет условия. Для него можно создать только действие.

Рейтинг пользователей Полное руководство: Автоназначение