Менеджерам обучения
Автоназначение
Полное руководство: Автоназначение

Полное руководство: Автоназначение

Про автоназначение

Все, что позволяет упростить работу с платформой для менеджера обучения.

Чтобы перейти в раздел с управлением правил автоназначения, в боковом меню нажмите на кнопку "Автоназначение":

mceclip0.png

Автоназначение курсов и программ ученикам

С помощью функции создания правил назначений курсов и программ пользователям, Вы можете автоматизировать и максимально упростить процесс распределения участников обучения.
Это позволит, ещё на этапе добавления пользователей в аккаунт, распределять их по соответствующим программам или курсам. Либо, распределить уже добавленных пользователей всего за пару кликов.

Чтобы перейти в раздел с управлением правил автоназначения, в боковом меню нажмите на кнопку "Автоматизация":

mceclip0.png

Создание

Перейдите на страницу со списком правил автоназначений и нажмите на кнопку "Добавить правило":

mceclip1.png

После чего, откроется окно для создания нового правила автоназначения:

mceclip2.png

  1. Название. Название правила автоназначения, для удобства ориентации по списку автоназначений в будущем.

  2. Только для новых пользователей. Если настройка включена: автоназначение сработает только на тех пользователей, кто только добавляется в аккаунт и если группы у пользователя указаны в момент добавления (API, импорт файлом).

    Если настройка отключена: автоназначение сработает на всех тех пользователей, кто уже есть в аккаунте и добавляется в него, при этом, у пользователя присутствуют группы или подгруппы, указанные в правиле автоназначения.

  3. Группы. Выбор групп пользователей, к которым будет применяться правило автоназначения. Сами группы создаются в разделе "Пользователи" или "Справочники".

    Обратите внимание. Если вы выбираете, к примеру, две группы/подгруппы, то правило автоназначения сработает только для тех пользователей, кому присвоены значения сразу из обе указанных. При этом, у самого пользователя может быть указано сколько угодно групп/подгрупп, но обязательно должны быть как минимум те, которые указаны в вашем правиле, чтобы оно сработало.

  4. Сессии. Выбор сессии (потоков) курсов или их списка, куда будут зачисляться выбранные группы пользователей.

  5. Программы. Выбор программы или нескольких программ, куда будут зачисляться выбранные группы пользователей.

- Нужно указывать в правиле автоназначения и сессии (потоки), и программы? Или можно что-то одно? В правиле автоназначения можно указывать как по отдельности только сессии (потоки) или только программы. Так и оба варианта вместе в одном правиле: сессии с программами.

Редактирование, копирование и удаление

При необходимости, вы можете скопировать/отредактировать или удалить ранее созданное правило:

mceclip3.png

Пример правила автоназначения с описанием его работы

Ниже пример демонстрационного правила автоназначения, который разберем подробнее.

В настройке групп и подгрупп правила автоназначения, выбрано:

  • группа "Город" - подгруппа "Москва";
  • группа "Должность" - подгруппа "Менеджер";
  • группа "Отдел" - подгруппа "Маркетинг", подгруппа "Продажи".

Это правило сработает на тех пользователей, кто как минимум:

  • Принадлежит подгруппе "Москва" в группе "Город";
  • Принадлежит подгруппе "Менеджер" в группе "Должность";
  • Принадлежит подгруппе "Маркетинг" ИЛИ подгруппе "Продажи" в группе "Отдел".

Другими словами, правило автоназначения сработает на: менеджеров из города Москва, работающих либо в отделе "Продажи", либо в отделе "Маркетинг".

Обратите внимание.

В настройках правила из примера включена настройка "Только для новых пользователей". Это говорит о том, что данное правило срабатывает только на тех пользователей, которые только добавляются в аккаунт, при этом, во время добавления они сразу распределяются в подгруппы. Распределить пользователей сразу в подгруппы при добавлении можно либо через импорт пользователей файлом, либо через добавление по API (opens in a new tab).

Если настройка "Только для новых пользователей" отключена - то автоназначение обучения сработает на всех, кто попадает под условия с группами и подгруппами, указанные в правиле.

mceclip1.png

Описание логики работы автоназначения

При создании нового правила

  1. Создается правило автоназначения: указывается условие - необходимый перечень групп или подгрупп пользователей, которым будет назначаться выбранное обучение по курсам или программам.

  2. Правило автоназначения начинает действовать только на тех пользователей, изменения в группах или подгруппах которых были сделаны уже после создания правила автоназначения.

    Это означает, что если на момент создания правила автоназначения, в аккаунте уже были пользователи, подходящие под условия указанных групп или подгрупп в правиле, то на них автоназначение не сработает, так как правило было создано позже, чем произошли изменения в группах или подгруппах пользователей.

    Если необходимо применить автоназначение для тех пользователей, которые были в аккаунте до момента создания правила, и попадают под условия групп или подгрупп правила, то откройте для редактирования созданное правило и нажмите на кнопку "Применить для всех": mceclip0.png

При редактировании уже существующего правила

  1. Открывается для редактирования уже существующее правило автоназначения и меняются какие-либо условия в нем: группы или подгруппы, список обучения для автоназачения.

  2. Новые изменения, сделанные при редактировании правила автоназначения, начнут действовать только на тех пользователей, изменения в группах или подгруппах которых были сделаны уже после изменения правила автоназначения.

    Это означает, что если на момент редактирования правила автоназначения, в аккаунте уже были пользователи, подходящие под условия указанных групп или подгрупп в правиле, то для них сделанные и сохраненные изменения при редактировании правила не применятся, так как изменение было сделано позже, чем произошли изменения в группах или подгруппах пользователей.

    Если необходимо применить сделанные изменения в правиле автоназначения для тех пользователей, которые были в аккаунте до момента редактирования правила, и попадают под условия групп или подгрупп правила, то откройте для редактирования созданное правило и нажмите на кнопку "Применить для всех":
    mceclip0.png

Примеры работы правил автоматизации

Для полного понимания процессов создания и редактирования правил автоназначения рассмотрим следующие примеры:

  • Пример №1. Создаем новое правило, без галочки в настройке "Только для новых пользователей" - создание правила само по себе не вызывает автоназначения обучения. Для того чтобы автоназначение сработало, необходимо нажать “Применить для всех” и “Сохранить”.

    Если после создания правила, кто-то из пользователей был добавлен в подгруппы, удовлетворяющие правилу, то правило сработает.

  • Пример №2. Редактируем уже существующее правило (любой параметр), без галочки в настройке "Только для новых пользователей" - изменение условий в правиле само по себе не вызывает автоназначения обучения. Для того чтобы автоназначение сработало, необходимо нажать “Применить для всех” и “Сохранить”. Если после сохранения изменений в правиле кто-то из пользователей был добавлен в подгруппы, удовлетворяющие правилу, то правило сработает.

  • Пример №3. Создаем новое правило, с галочкой в настройке "Только для новых пользователей" - создание правила само по себе не вызывает автоназначения обучения. Для того чтобы автоназначение сработало, необходимо нажать “Применить для всех” и “Сохранить”. Если после создания правила, новый пользователь будет добавлен в аккаунт вместе с указанием групп и подгрупп (импортом или по API, подробнее здесь) И попадет под условия подгрупп, указанных в правиле, то правило сработает.

  • Пример №4. Редактируем уже существующее правило (любой параметр), с галочкой в настройке "Только для новых пользователей" - изменение условий в правиле само по себе не вызывает автоназначения обучения. Для того чтобы автоназначение сработало, необходимо нажать “Применить для всех” и “Сохранить”. Если после редактирования правила, новый пользователь будет добавлен в аккаунт вместе с указанием групп и подгрупп (импортом или по API, подробнее здесь) И попадет под условия подгрупп, указанных в правиле, то правило сработает.

  • Пример №5. Изменяем настройку "Только для новых пользователей" и сохраняет правило - изменение условий в правиле само по себе не вызывает автоназначения обучения. Для того чтобы автоназначение сработало, необходимо нажать “Применить для всех” и “Сохранить”. Если после редактирования правила, в зависимости от того, включена или нет настройка "Только для новых пользователей", появится пользователь, удовлетворяющий всем критериям этого правила автоназначения, то правило сработает.