Полное руководство: Вебинары

Про вебинары

Возможность проводить вебинары или встречи (конференции) с приглашением в качестве участников пользователей в вашем аккаунте. Поддерживается подключение вебинарных площадок от провайдеров: Clickmeeting (opens in a new tab), Zoom (opens in a new tab), МТС Линк, (opens in a new tab) MS Teams, Контур.Толк, (opens in a new tab) DION (opens in a new tab). Можно подключить любой из них или несколько сразу.

Кроме этого, платформа позволяет проводить "открытые" вебинары. В этом случае, вы получаете ссылку, которую можно разместить где угодно в Интернете и любой, кто по ней перейдет, сможет самостоятельно зарегистрироваться в вебинар. По каждому проведенному вебинару можно выгрузить отчет об участниках, а также запись вебинара (если была включена) - будет выгружена автоматически в раздел с Документами.

Обратите внимание.
Мы не рекомендуем вносить изменения в уже созданный вебинар на стороне вебинарной площадки. В этом случае интеграция может сработать некорректно.

Подключение вебинарной площадки

Teachbase поддерживает подключение для проведения вебинаров несколько решений:
Clickmeeting (opens in a new tab), Zoom (opens in a new tab), МТС Линк, (opens in a new tab) MS Teams, Контур.Толк, (opens in a new tab) DION (opens in a new tab)

Можно подключить как один из них, так и несколько, чтобы использовать одновременно.

• Подключение интеграции с Clickmeeting
• Подключение интеграции с Zoom
• Подключение интеграции с МТС Линк
• Подключение интеграции с MS Teams
• Подключение интеграции с Контур.Толк
• Подключение интеграции с DION

Создание

Нажмите на кнопку "Создать" в боковом меню и выберите "Вебинар".

Если было подключено больше одной вебинарной площадки, то появится окно с выбором провайдера:

После этого, откроется страница с настройками вебинара.

Редактирование и удаление

Перейдите в раздел "Обучение", затем, сверху нажмите на кнопку "Вебинары", после чего наведите на карточку с нужным вебинаром.

Для удаления

Клик на кнопку с тремя точками и на "Удалить".

Для редактирования

Нажмите на кнопку с иконкой "карандаша сбоку", после чего откроется страница с настройками.

Настройки

Чтобы увидеть настройки вебинара, перейдите на страницу его редактирования.

Страница состоит из двух подразделов, общие параметры и выбор участников.

Шаг 1 - Общие параметры

1. Автор. Имя и аватар автора вебинара.
2. Фон. Картинка с фоном отображается на страницах саморегистрации в вебинар.
3. Показывать слово "Видеовстреча". Показывать или скрыть слово "Видеовстреча" на странице саморегистрации в вебинар.
4. Обложка. Отображается везде, где присутствует сам вебинар.
5. Название. Название вебинара, которое будет отображаться для всех пользователей.
6. Описание. Краткое описание о чем этот вебинар. Отображается на страницах саморегистрации в курс, а также на его карточке в списке всех вебинаров.
7. Тип вебинара.
   • Дата и время начала: если вебинар запланированный, можно выбрать дату и время старта в будущем. Кроме этого, указать "Продолжительность" - будет отображаться для участников в качестве информации.
   • Как пользователи узнают о вебинаре и есть ли напоминания? Все пользователи, добавленные в качестве участников вебинара, получают уведомление о том, что приглашены на вебинар. Сообщение приходит на email и push-уведомлением (если установлено мобильное приложение). Кроме этого, система отправить уведомления всем участникам за 24 часа, 1 час и 15 минут до даты и времени начала вебинара.
   • Постоянный вебинар: активен всегда, а вебинар или конференция запускаются в самой вебинарной комнате по требованию. Не требуется пересоздавать каждый раз.
   Обратите внимание: настройка "Постоянный вебинар", работает только для интеграции с вебинарной площадкой Clickmeeting.
8. Настройки вебинара.
   • Вебинар: несколько докладчиков, а остальные только слушают и не могут самостоятельно включать камеру и микрофон.
   • Встреча: все могут самостоятельно включать камеру и микрофон, чтобы свободно общаться.
9. Сделать доступной для участников запись вебинара. Поле завершения вебинара, если включалась запись, то после того, как она автоматически выгрузится, всем, кто был добавлен в участники вебинара, будет автоматически открыт доступ для ее просмотра и скачивания в разделе Документы.
10. Докладчики. Определяем тех, кто будет в вебинаре являться докладчиком или помощником, с правами уровня докладчика. Например, модерировать чат. Выбор происходит из списка пользователей в аккаунте, имеющих роль выше, чем ученик.
11. Категории. Позволяют "тегировать" вебинары, чтобы в будущем иметь возможность фильтровать список всех вебинаров по указанным значениям. Отображаются в фильтре у учеников и организаторов обучения.

Для интеграции с вебинарной площадкой МТС Линк при создании вебинара есть дополнительные настройки:

1. Скачивать запись вебинара. Позволяет управлять скачиванием записи вебинара, после окончания встречи.

   Обратите внимание: если настройка "Скачивать запись вебинара" отключена, то включить настройку "Сделать доступной для участников запись вебинара" будет невозможно.

2. Сделать доступной для участников запись вебинара. Если включалась запись вебинара, то после того, как вебинар завершится и запись будет сконвертирована, всем, кто был добавлен в участники вебинара, будет автоматически открыт доступ для ее просмотра и скачивания в разделе "Документы" - "Записи встреч".

3. Автоматический запуск. Запускает вебинар автоматически, без необходимости входа в личный кабинет вебинарной площадки (запуск вебинара происходит в заданное время, может быть погрешность в 1-2 минуты).

Шаг 2 - Выбор участников

1. Настройки доступа к вебинару.

   • Открытая для всех. Режим позволяет открыть вебинар для саморегистрации пользователей по ссылке, через страницу с информацией о вебинаре (генерируется автоматически).
     Сама ссылка появится в конце - после того, как будет закончен выбор участников. При этом, вы можете выбрать из списка сами тех, кому вебинар должен быть назначен "принудительно". Также для данного типа настройки доступа к вебинару доступны дополнительные настройки:

     

     • Разрешить покинуть вебинар для самозаписавшихся. Настройка предоставляет возможность менеджерам регулировать возможность пользователей покидать вебинар, в случае если они записались на него самостоятельно.
     • Ограничение количества учеников в потоке. Настройка позволяет менеджерам ограничить количество учеников, которые могут записаться на определенный вебинар. Когда максимальное количество учеников достигнуто, новые участники больше не смогут самостоятельно записаться.

   • Доступ с паролем (кроме MS Teams). То же самое, что и "Открытая для всех", только при входе на сам вебинар, участник должен ввести пароль который вы зададите в настройке ниже. Пароль должен быть не менее 6 символов.

   • Приватный доступ (кроме MS Teams). Участвовать в вебинаре смогут только те, кого вы выберите в участниках.

2. Анкета для регистрации.

   Отображаются только при выборе одной из предыдущих настроек: "Открытая для всех" или "Доступ с паролем".

   Дополнительная возможность, которая позволяет создать специальную анкету, её заполняет пользователь перед регистрацией в вебинар. Позволяет включить пре-модерацию заявок. То есть пользователь подает заявку на вебинар, а куратор решает, одобрить ему доступ к нему или нет. Работает аналогично анкете в открытых курсах.

   Подробнее: Анкета, премодерация для самостоятельной регистрации в курс пользователей

3. Список учеников. Здесь отображаются все те ученики, которые были выбраны для приглашения на участие в вебинар.
   Если список изменялся через кнопку "Управлять учениками", то изменение вступит в силу, только после нажатия на кнопку "Сохранить" - если редактируется существующий вебинар, либо на кнопку "Создать вебинар" - если создается новый.

4. Управление учениками. Открывает меню управления списком участников конкретного вебинара.
   Подробнее об этом ниже в статье.

5. Импортировать учеников. Открывает окно, в котором можно импортировать учеников в вебинар с помощью файла, подробно об этом написано в нашей статье.

6. Фильтр. Фильтрация списка всех пользователей, которые уже добавлены на вебинар, на основе ваших созданных групп и комманд пользователей.

   

Выбираем участников вебинара

Чтобы попасть в раздел управления участниками уже существующего вебинара, перейдите на страницу его редактирования, если вебинар новый то, далее, внизу страницы, нажмите на кнопку "Управление учениками". После чего, откроется окно управления списком участников:

Обратите внимание.
Нажимая на кнопку "Логин" для выбора пользователей, по умолчанию, выбираются только первые 50 подгруженных в списке. Чтобы выбрать вообще всех, предварительно необходимо подгрузить весь список пользователей - прокрутив список до конца.
Нажимая на кнопку "Выбрать всех", по умолчанию, выбираются все пользователи, которые подходят под условие сортировки, если условия сортировки нет, то будут выбраны все слушатели в аккаунте.

1. Закрыть. Отменяет сделанные действия со списком участников;

2. Поиск. Позволяет найти пользователя по его логину в системе или имени;

3. Список учеников;

   • Все ученики - список всех тех, кто еще не приглашен на участие в данный вебинар, но доступен для добавления;
   • Проходят обучение - список всех тех, кто приглашен на вебинар.

4. "<". Кнопка, по нажатию на которую, выбранные ученики из списка "Все ученики" перемещаются в колонку "Количество";
   Фактически, исключение выбранных учеников из участия в вебинаре.

5. ">". Кнопка, по нажатию на которую, выбранные ученики из списка "Все ученики" перемещаются в колонку "Количество;
   Фактически, зачисление выбранных учеников на участие в вебинаре.

6. Фильтрация. Возможность отфильтровать список всех пользователей по доступным фильтрам: группы, подгруппы, команды;

   

7. Готово. Фиксирует сделанные изменения списка участников, до момента сохранения изменений в настройках вебинара.

Обратите внимание.
Сделанные изменения со списком участников на экране управления учениками вступят в силу только после того, как будет нажата кнопка "Сохранить" (для существующего вебинара) или кнопка "Создать вебинар" (для нового создаваемого вебинара) на экране изменения настроек вебинара.

Вход в вебинарную комнату

Для докладчиков вход в вебинарную комнату доступен сразу, после создания вебинара. Даже если он запланирован далеко в будущем. Чтобы можно было зайти, проверить подключение, подготовить комнату, загрузить дополнительные файлы - презентации, аудио, видео и т.п., при необходимости.

Чтобы войти в вебинар, перейдите в раздел со списком созданных, наведите на карточку с нужным вебинаром и кликните на кнопку "Войти".

Обратите внимание.
Для вебинаров ZOOM из-за особенности работы этого вебинарного решения, запустить мероприятие может только тот пользователь, который его создал.

А для Clickmeeting вебинаров, запустить мероприятие сможет любой докладчик, добавленный в его участники на Teachbase.

Для учеников вход в вебинарную комнату открывается за 15 минут до времени начала.
Подробнее о том, как ученики могут войти в вебинар: Вход в вебинарную комнату.

Выгрузка результатов

Подробнее о выгрузке результатов вебинара: Статистика и отчеты: Вебинар
(кроме MS Teams - для данного решения статистика не выгружается).

Планирование вебинаров без подключения интеграции

В случае, если вы проводите вебинары через другие решения (которые не описаны в этой статье) или у вас нет возможности подключить интеграцию с поддерживаемыми решениями платформы, но, при этом, хотите учитывать в системе обучения участие учеников в таких вебинарах:

1. Перейдите на экран создания нового мероприятия: Полное руководство: Мероприятия;

2. На экране общих параметров, в поле "Дополнительная ссылка к мероприятию", вставьте скопированную прямую ссылку на ваш вебинар:

   

3. Заполните все остальные нужные параметры и перейдите на шаг с выбором учеников, нажав на кнопку справа сверху "Выбрать участников";

4. Выберите тип доступа: только для приглашенных или пригласить конкретных + разрешить самостоятельно регистрироваться всем остальным и выберите участников, если требуется. Подробнее о типах доступа можно прочитать в статье, пункт №2 и №3: Мероприятия. Шаг 2 - Выбор участников;

5. Завершите создание мероприятия, нажав на кнопку "Создать мероприятие".

Все добавленные в мероприятие участники получат уведомление о приглашении:

Кроме этого, за 1 час до начала мероприятия платформа отправит еще одно уведомление для всех участников, о том, что оно скоро состоится.

Само мероприятие и указанную ссылку на него, участник сможет увидеть перейдя в Календарь событий, своего личного кабинета:

Подробнее о том, как участники видят мероприятие, на которые их пригласили и посмотреть инструкцию, как зарегистрироваться на него самостоятельно:
Календарь: просмотр событий и запись на мероприятия.

После завершения мероприятия, вы сможете оценить участие приглашенных пользователей в нем: балл, отметка о присутствии/отсутствии и опоздании. Подробнее об этом: Мероприятие. Просмотр и оценка участников.