Полное руководство: Документы (библиотека файлов)

Про Документы

Под разделом "Документы" мы подразумеваем раздел - библиотека файлов. Главное предназначение которого - это возможность: загружать, хранить файлы, предоставлять пользователям возможность просматривать их без загрузки на устройство, управлять доступом - как для конкретных пользователей, так и для целых их групп или подгрупп.

Кроме этого, все загруженные файлы в разделе "Документы", можно использовать при добавлении в материалы курсов, что позволяет не загружать повторно файл каждый раз, а переиспользовать один и тот же в разных курсах.

Чтобы перейти в раздел, в боковом меню, нажмите на кнопку "Документы":

mceclip0.png

В Документы можно загружать файлы следующих форматов:

  • документы — pdf, docx, pptx, xlsx.
  • картинки — jpg, jpeg, png.
  • аудио файлы — mp3, wav, m4a.
  • видео файлы — mov, avi, mp4, wmv.
  • архивы — zip

Обратите внимание.
Ограничение на загрузку одного файла за раз составляет 2 ГБ.

Содержание

Возможности

  • Загружать файлы различных форматов;
  • Организовывать структуру каталога в древовидной структуре;
  • Предоставлять доступ для отдельных пользователей или их групп;
  • Пользователи имеют возможность просматривать файлы без скачивания на свое устройство;
  • Пользователи имеют возможность скачивать загруженные файлы;
  • Использовать все ранее загруженные файлы в материалах курсов, в том числе записи вебинаров, которые выгружаются в Документы автоматически;
  • Наличие стандартной "Общей папки" - доступ к файлами и папкам в ней имеют все пользователи без ограничений;
  • Загружать файлы, создавать папки и распределять права доступа имеют возможность только администраторы портала (все кроме учеников);
  • Сквозной поиск по названию файла или папки;
  • Рейтинг файлов (документов);
  • Перемещение файлов и папок.

Создание папки

Перейдите в раздел с "Документами", затем, в нужный каталог, где хотите создать новую папку. После чего, нажмите на кнопку с иконкой "папки" и в всплывающем окне, укажите название, далее, клик на кнопку «Сохранить»:

mceclip1.png

mceclip2.png

Обратите внимание.
По умолчанию, пользователи не имеют доступа к созданным папкам и его необходимо предоставить. За исключением содержимого папки "Общая папка" - здесь доступ всегда открыт всем пользователям ко всем загруженным файлам и папкам.

Загрузка файлов

Для загрузки файлов, перейдите в раздел с "Документами", затем, создайте или перейдите в папку, в которую хотите загрузить файлы, после чего нажмите кнопку "Загрузить файл", а в всплывающем окне кнопку "Выбрать файлы":

mceclip3.png

Далее, выберите файлы (можно несколько за раз), после чего начнется их загрузка. Как закончится загрузка всех файлов нажмите кнопку «Готово». Начнется процесс обработки, который займет какое-то небольшое время.

- Сколько может длиться обработка файлов после загрузки?
Время обработки загруженных файлов зависит от их размера и количества. Примерное время обработки одного файла размером 100 МБ: ~2-3 минуты.

Редактирование имени файла / папки

Для редактирования имени уже загруженного файла или папки, перейдите в раздел с "Документами", после, нажмите на строку с ней (не на название, а рядом), а затем, в всплывающем меню, кнопку для редактирования с иконкой "карандаш":

mceclip4.png

В появившемся окне, введите новое имя и нажмите кнопку "Сохранить".

Перемещение файла / папки

Перейдите в раздел с "Документами", после, нажмите на строку с нужным файлом или папкой (не на название, а рядом), а затем, в всплывающем меню, кнопку "Переместить":

mceclip5.png

После этого, выберите нужную папку в списке для переноса - нажмите на строку с ней (не на название, а рядом), чтобы она была подсвечена желтым. Затем, подтвердите действие, нажав на кнопку "Переместить":

mceclip6.png

Удаление файла / папки

Перейдите в раздел с "Документами", после, нажмите на строку с нужным файлом или папкой (не на название, а рядом), а затем, в всплывающем меню, кнопку для удаления с иконкой "мусорное ведро":

mceclip7.png

После этого, подтвердите удаление в всплывающем окне.

Обратите внимание.
После удаления файл уже нельзя будет восстановить. Если файл используется в качестве материала курса, то появится соответствующие уведомление об этом, а удаление будет отменено.

Скачивание файла

Перейдите в раздел с "Документами", после, нажмите на строку с нужным файлом или папкой (не на название, а рядом), а затем, в всплывающем меню, кнопку "Скачать":

mceclip8.png

Просмотр файла / папки

Перейдите в раздел с "Документами", после, нажмите на название с нужным файлом или папкой:

mceclip9.png

mceclip0.png

Предоставление доступа пользователям к файлу / папке

Отдельно доступ к файлу нельзя открыть. Для управления доступом к файлу - нужно поместить его в папку и уже на папку настроить права доступа. Об этом далее.

Доступ для конкретных пользователей

Перейдите в раздел с "Документами", после, нажмите на строку с нужным файлом или папкой (не на название, а рядом), а затем, в всплывающем меню, кнопку "Доступ":

mceclip11.png

В открывшемся меню, нажмите кнопку "Добавить слушателей":

mceclip12.png

В всплывающем окне выбора пользователей, нажмите на строку с нужными пользователями, которым хотите дать доступ к папке, далее, нажмите "Добавить":

mceclip13.png

Сохраните изменения, нажав на кнопку "Сохранить":

mceclip14.png

Если отметить пункт "Отправить уведомление", то пользователю придёт письмо на почту об открытии доступа к папке и материалам в ней.

Доступ для группы или подгруппы пользователей

Перейдите в раздел с "Документами", после, нажмите на строку с нужным файлом или папкой (не на название, а рядом), а затем, в всплывающем меню, кнопку "Доступ":

mceclip11.png

В открывшемся меню, выберите нужную группу или подгруппу, затем, сохраните изменения:

mceclip15.png

Рейтинг документов

Для того, чтобы включить или отключить функцию рейтинга документов, перейдите в раздел "Настройки" - "Расширения", в списке найдите и выберите пункт "Рейтинг документов, доступных пользователям", откроется меню настроек, выберите необходимый вариант.

Дополнительно можно указать настройку, которая управляет тем, может ли ученик изменить свою оценку, если она уже была им выставлена:

При активации функции рейтинга документов, система позволяет ученикам оценивать доступные им для просмотра файлы в разделе Документы:

mceclip0.png

В списке всех документов появляется дополнительная информация о рейтинге и соответствующая сортировка:

mceclip1.png

Информация о рейтинге и количестве оценок доступна менеджеру обучения для выгрузки в сводном отчете по Документам: Сводный отчет: Документы.